No dia 4 de abril, o Ministério da Educação (MEC) publicou a Portaria 315, que dentre outras obrigações, visa regular a digitalização e gestão de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim de instituições de ensino superior.

Segundo as novas normas estabelecidas pela Portaria, todas as instituições de ensino superior, sejam elas públicas ou privadas, deverão migrar seu acervo acadêmico para o meio digital. É uma maneira de as instituições preservarem e manterem as informações dos estudantes, através de um armazenamento confiável, acesso restrito aos documentos e políticas de segurança da informação.

O prazo estabelecido na nova Portaria para a digitalização de documentos é de 24 meses, ou seja, as instituições têm até abril de 2020 para digitalizar todo o acervo documental, obedecendo aos seguintes critérios estabelecidos:

I - os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais;

II - a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

O controle dos documentos digitalizados das instituições de ensino superior deve ser realizado por um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, ao menos, as seguintes características:

I - capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

Na prática muitas leis, após aprovadas e sancionadas, precisam de um decreto lei que regulamenta alguns artigos bem como detalhes da lei que não estão claros, ou cujos detalhes não estão especificados no texto original.

Muitas vezes a próprio texto da lei diz expressamente que ela precisará de regulamentação, e, em outras situações essa necessidade está subentendida no texto.

No caso específico dessa lei, existem vários artigos que precisam ser regulamentados.

II - forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III - método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;

IV - utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

É importante ressaltar que após o prazo final para a digitalização dos documentos, a instituição de ensino superior que não cumprir com as novas regras estabelecidas pela Portaria 315 pode ser acusada de irregularidade administrativa, sendo passível dos efeitos da legislação civil e penal.

Fique atento, portanto, às novas regras e prazos para digitalização de documentos de instituições de ensino superior. Além de garantir cumprimento da lei, o aluno e a própria instituição são beneficiados. O aluno porque poderá acessar seus documentos de maneira mais rápida, sem a necessidade de se deslocar até a instituição e perder tempo até que o documento solicitado seja localizado; e a instituição que ganha com redução de custos, economia de espaço, além de maior produtividade para os funcionários.

Acesse o texto da lei clicando nesse link.